Conforme avec les lois européennes sur les lanceurs d’alerte et le RGPD
Exemple de procédure pour lanceur d’alerte
Dans le cadre de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 relative à la protection des lanceurs d’alerte a notamment modifié les dispositions de la loi “Sapin 2” (loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016), les entreprises et organismes publics sont tenus d’établir une procédure claire et efficace pour les lanceurs d’alerte. Cet article vise à fournir un modèle exemplaire de procédure interne, adapté aux besoins spécifiques des organisations souhaitant se conformer à cette loi.
1. Procédure interne pour lanceurs d'alerte (entreprise exemple : Mirotec)
** Modèle **
Procédure de signalement pour les lanceurs d’alerte interne
01.
Soumission de l'alerte :
Si un employé de Mirotec identifie une conduite ou une action qui semble contraire à nos valeurs, à l'éthique ou à la loi, il doit soumettre son alerte de manière confidentielle via notre plateforme TrustBox à l'adresse suivante : https://app.trustbox.report/fr/mirotec/box
02.
Anonymat et sécurité :
L'employé peut choisir de rester anonyme tout au long du processus. TrustBox assure la protection et la confidentialité des informations fournies.
03.
Accusé de réception :
Dès que l'alerte est reçue, TrustBox envoie automatiquement un accusé de réception à l'employé, confirmant que le signalement a bien été enregistré.
04.
Examen et investigation :
L'alerte est ensuite examinée par notre équipe de conformité interne. Si nécessaire, l'employé peut être contacté via TrustBox pour fournir des informations supplémentaires, tout en préservant son anonymat.
05.
Mesures correctives et retour d'information :
Après enquête, des mesures correctives adaptées seront mises en œuvre. Un retour d'information sera communiqué à l'employé via TrustBox, dans le respect des principes de confidentialité et de sécurité.
06.
Protection contre les représailles :
Mirotec s'engage à protéger tous les lanceurs d'alerte contre toute forme de représailles ou de discrimination résultant de leur signalement.
Ce modèle de procédure de lanceur d’alerte sert de guide pour les entreprises et organismes publics cherchant à élaborer leur propre procédure interne de lanceur d’alerte, en conformité avec les lois sur les lanceurs d’alerte.
2. Comment mettre en place et diffuser la procédure interne ?
Mettre en place et diffuser efficacement une procédure interne pour les lanceurs d’alerte nécessite une approche méthodique et inclusive. Voici quelques étapes clés :
1. Élaboration de la Procédure
Commencez par rédiger une procédure claire et détaillée qui couvre toutes les étapes du processus de signalement. Assurez-vous que cette procédure respecte les lois et réglementations en vigueur, et qu'elle est adaptée à la culture et aux besoins spécifiques de votre organisation.
3. Formation et sensibilisation
Organisez des sessions de formation pour les employés et les gestionnaires. Ces sessions doivent expliquer l'importance des lanceurs d'alerte, la façon d'utiliser la procédure, et l'assurance qu'aucune représaille ne sera tolérée.
5. Accès facile et visibilité
Assurez-vous que la procédure est facilement accessible à tous, par exemple via l'intranet de l'entreprise ou des brochures disponibles dans des espaces communs.
2. Validation Juridique et Éthique
Faites valider cette procédure par des experts en droit et en éthique pour garantir sa conformité et son intégrité.
4. Communication interne
Diffusez la procédure auprès de tous les employés via divers canaux comme l'intranet de l'entreprise, les notes de service, les newsletters, les réunions d'équipe et les affichages dans des lieux communs.
6. Révision et mise à Jour
Mettez régulièrement à jour la procédure en fonction des retours d'expérience et des évolutions légales ou organisationnelles.
